Il sistema gestionale deve essere un software completo in ogni aspetto che possa esser utilizzato anche per l’archiviazione di tutti i dati aziendali, sia di tipo amministrativi sia quelli relativi alla corrispondenza.

Come rendere i dati fruibili e ordinati

Quando si parla di archiviazione documentale as400 non si fa riferimento solo a software e tecnologie per la raccolta di dati e documenti ma si tratta di gestire tutta la mole di informazioni di un’azienda. Per poter avere un accesso sicuro e coerente ai dati aziendali, è necessario avere degli strumenti idonei a raccogliere, immagazzinare e poi gestire tutti i dati. Il contenuto di ogni documento deve esser preservato e, allo stesso tempo, reso disponibile a chiunque ne abbia bisogno all’interno dell’azienda. I dati che vengono raccolti e immagazzinati dal sistema gestionale AS400 sono esser divisi in due grandi categorie: quelli amministrativi, che comprendono fatture, ordini, bolle etc., e la corrispondenza che conta lettere, fax, e-mail e simili. Le due categorie vengono divise in modo da avere delle informazioni aziendali con un senso per poterne usufruire comodamente. Spesso uno dei problemi che è stato riscontrato quando si è alla ricerca di una informazione precisa, è la difficoltà di individuarla.

Una soluzione flessibile e personalizzabile

Grazie alle app personalizzate che vanno a incrementare le funzionalità del gestionale, i dati vengono divisi in un percorso logico in base alle esigenze dell’azienda. Non serve, infatti, avere un programma gestionale con percorsi vuoti che non portano a nulla; le app vengono personalizzate dopo la prova della demo per essere adatte alle richieste aziendali. Individuare le informazioni che servono per lavorare sarà più facile e veloce, potendo lavorare in modo fluido. Una delle prerogative che rende oggi AS400 un gestionale perfetto è che non ci si deve adattare alle sue criticità ma queste vengono eliminate: è il programma che si rende flessibile alle esigenze di ogni impresa che ne fa richiesta. Le suite aggiuntive sono perfette per ordinare e rendere fruibili tutti i documenti aziendali. Molti gestionali hanno un accesso dai dati lento che rende impossibile trovare in tempi ragionevoli le informazioni che servono: problemi come questi non esistono con AS400 che elimina ogni complessità di uso.

Come archiviare la posta elettronica

Ogni provider di posta elettronica si può interfacciare con il sistema gestionale evitando di dover cambiare le proprie abitudini o indirizzo di posta elettronica. La posta elettronica è oggi il principale canale di ricezione delle informazioni aziendali perciò è importante che sia il programma gestionale ad adattarsi al servizio di posta scelto, che sia Outlook, Gmail, Aruba o altro ancora. È impossibile per un’azienda già avviata cambiare il provider di posta elettronica per semplificare la raccolta di informazione ma è il gestionale che si adatta alla situazione. È proprio questa una delle maggiori prerogative di AS400 che non crea criticità, ma si adatta trovando la risposta a ogni esigenza. Un gestionale di questo tipo diventa lo strumento perfetto per la gestione di ogni aspetto, compresa l’acquisizione della corrispondenza elettronica.